Er du sikker på, at dine medarbejdere sidder godt – og at virksomheden overholder loven? Mange kontorvirksomheder fokuserer på bundlinjen, men glemmer, at et dårligt arbejdsmiljø kan koste dyrt i sygedage, lavere produktivitet og ikke mindst bøder fra Arbejdstilsynet. En velforberedt APV er derfor ikke blot en formel øvelse – det er en strategisk investering.
I denne guide viser USD Finans dig, hvordan du trin for trin kommer i mål med APV’en på kontoret. Vi gennemgår:
- Hvilke lovkrav du skal kende – fra hyppighed og skriftlighed til medarbejderinddragelse og GDPR.
- Hvem har ansvaret, og hvordan fordeles rollerne mellem ledelse, arbejdsmiljøorganisation og eksterne rådgivere.
- Praktiske skemaer og metoder til at afdække alt fra ergonomi og psykisk arbejdsmiljø til hjemmearbejdspladser.
- Skrappe frister for handlingsplan, opfølgning og minimumsreview hvert tredje år.
Kort sagt: Læs videre, og få opskriften på en APV, der både tilfredsstiller lovgiverne og skaber et sundt, effektivt kontormiljø – i huset såvel som på hjemmekontoret.
Krav til APV på kontorarbejdspladser: lovgrundlag, roller og omfang
En arbejdspladsvurdering (APV) er ikke en valgfri øvelse, men et lovkrav for alle danske virksomheder – også rene kontorarbejdspladser. Reglerne fremgår af Arbejdsmiljøloven § 15 a samt Bekendtgørelse om arbejdets udførelse. Nedenfor finder du de centrale punkter, som ledelse, arbejdsmiljøorganisation (AMO) og medarbejdere skal kende.
Hyppighed og timing
- Minimum hvert 3. år: Hele APV-processen skal være gennemført og ajourført.
- Ved væsentlige ændringer: Flytning, ombygning, større organisationsændringer, nyt it-system eller ændrede arbejdsprocesser udløser en ekstra APV.
- Løbende opfølgning: Handlingsplanens aktiviteter skal revideres og evalueres mindst én gang årligt i AMO.
Medarbejderinddragelse & skriftlighed
Medarbejdere – eller deres valgte arbejdsmiljørepræsentant – skal aktivt deltage i alle faser: identifikation af problemer, risikovurdering og udarbejdelse af handlingsplan. Hele APV’en skal foreligge skriftligt og være let tilgængelig for ansatte og Arbejdstilsynet, fx på intranet eller i et digitalt APV-system.
Roller og ansvar
| Rolle | Primære opgaver i APV | Mulige faldgruber |
|---|---|---|
| Leder/arbejdsgiver | Initierer processen, afsætter tid & ressourcer, godkender handlingsplan, følger op. | Manglende prioritering, ingen budget til ergonomiske løsninger. |
| Arbejdsmiljøorganisation (AMO) | Planlægger metode og tidsplan, samler data, udarbejder risikovurdering, dokumenterer. | Utydelig rollefordeling mellem leder og AMR. |
| Medarbejdere / AMR | Bidrager med viden om daglig praksis, validerer problemstillinger, foreslår løsninger. | Lav svarprocent, frygt for at italesætte psykiske forhold. |
Hvad skal en kontor-apv dække?
- Ergonomi & skærmarbejde – bord/stol-indstilling, skærmplacering, mus/keyboard, siddevaner.
- Psykisk arbejdsmiljø – arbejdsmængde & tempo, rolleklarhed, ledelseskvalitet, samarbejde, work-life balance.
- Indeklima & ventilation – temperatur, træk, CO2, luftfugtighed, rengøring.
- Belysning – dagslys, blænding, kunstlys, skærmreflekser.
- Støj & akustik – åbne kontorlandskaber, telefonsamtaler, printere, HVAC.
- Ulykkesrisici – fald, snubleledninger, tunge løft af papir eller it-udstyr, el-sikkerhed.
- Hjemmearbejdspladser – ergonomisk udstyr, skærmtid, psykisk grænse mellem arbejde/fritid, data- og informationssikkerhed.
Dokumentation & gdpr
- APV-dokumenter skal bevares så længe de er relevante; branchenorm er 5 år.
- Personoplysninger (fx stresssymptomer, helbred) må kun indsamles, hvis nødvendige og behandles efter GDPR-regler.
› Brug overvejende anonymiserede spørgeskemaer eller aggregér data, hvor det er muligt. - Adgangsrettigheder: Kun ledelse, AMO og relevante HR-ansatte bør have fuld adgang til rådata.
Når eksterne rådgivere giver mening
Arbejdsgiveren kan vælge at involvere autoriserede arbejdsmiljørådgivere i bl.a. følgende situationer:
- Komplekse ergonomiske problemstillinger (fx forebyggelse af muskel-skulder-lidelser).
- Svære psykiske belastninger, hvor tillidsforholdet internt er udfordret.
- Større ombygninger med væsentlig påvirkning af indeklima og akustik.
- Efter påbud fra Arbejdstilsynet om særlig sagkyndig bistand.
Husk, at arbejdsgiver altid bærer det endelige ansvar for, at APV’en lever op til lovens krav – også når eksterne eksperter inddrages.
Skemaer, proces og frister: sådan gennemfører du APV i praksis
Nedenfor finder du en praktisk guide, der omsætter lovkravene til en konkret proces, du kan kopiere direkte ind i jeres arbejdsmiljøarbejde på kontoret.
- Forberedelse & valg af metode
- Fastlæg tidshorisont, budget og ansvarlig(e) i AMO eller lederteamet.
- Vælg dataindsamlingsform:
- Spørgeskema (fx Arbejdstilsynets online APV-værktøj eller et HR-system).
- Interviews/fokusgrupper – giver dybde til psykisk arbejdsmiljø.
- Rundering (gåtur gennem arbejdspladsen) – nyttig til ergonomi, belysning, indeklima mv.
- Klargør informationsmateriale til medarbejderne (formål, proces, tidsplan, anonymitet).
- Identificér problemer (kortlægning)
Saml data fra de valgte metoder og opstil dem i et overskueligt skema. Brug gerne kategorierne nedenfor:
- Ergonomi (skærmarbejde, stole, hæve/sænkeborde)
- Arbejdsmængde & tempo
- Pauser & restitution
- Belysning
- Ventilation & temperatur
- Støj & akustik
- Software/IT-arbejdsflow (systemfejl, brugervenlighed, support)
- Samarbejde & ledelse (psykisk arbejdsmiljø)
- Risikovurdering & prioritering
- Vurder sandsynlighed og konsekvens på en skala (fx 1-4) og beregn en risikoscore.
- Prioritér efter højeste score eller lovkritiske forhold (fx ergonomiske skader eller stress).
- Udarbejd handlingsplan
Opret en skriftlig handlingsplan, som minimum indeholder:
Problem Tiltag Ansvarlig Deadline Opfølgningsdato Glare på skærme pga. sollys Opsætte persienner & justere skærmplacering Facility Manager 15. maj 1. juni Høj arbejdsmængde i månedsafslutning Ressourceplan & aflastning fra andre teams Økonomichef 30. april 31. juli Handlingsplanen skal være tilgængelig for alle ansatte (intranet, opslagstavle eller lign.).
- Implementér tiltag & følg op
- Tilpas budgetter og bestil udstyr/ydelser.
- Dokumentér færdigmeldte tiltag i handlingsplanen.
- Evaluer effekt sammen med medarbejderne (kort spørgeskema eller møde).
Gratis skemaer & digitale værktøjer
- Arbejdstilsynets APV-værktøj – online spørgeskema, risikomatrix og handlingsplan.
- Branchefællesskabet for Arbejdsmiljø (BFA) – branchespecifikke kontorskemaer til psykisk og fysisk arbejdsmiljø.
- MS Teams/SharePoint, Notion eller Workday – deling og real-time status på handlingsplaner.
- Specialiserede APV-platforme (EcoOnline, iAuditor m.fl.) med mobilapps til rundering.
Frister du skal overholde
| Milepæl | Lovkrav / Best Practice |
|---|---|
| Opfølgning på enkelt-tiltag | Senest 6 uger efter planlagt deadline (intern politik kan sætte kortere frist). |
| Årlig status i AMO | På første AMO-møde i hvert kalenderår skal fremdrift og rest-risici gennemgås. |
| Gennemgribende APV-review | Min. hvert 3. år – tidligere ved væsentlige ændringer (ombygning, større omorganisering, nye teknologier). |
TIP: Ved hybrid- og hjemmearbejde skal APV’en også dække ergonomi, skærmarbejde og psykisk arbejdsmiljø i hjemmekontoret. Overvej virtuelle runderinger via video og fotodokumentation.
Følger I ovenstående trin, har I både proces, skemaer og frister på plads – og kan dokumentere over for Arbejdstilsynet, at jeres kontorarbejdsplads arbejder systematisk med arbejdsmiljøet.
