Sygefravær er en uundgåelig del af hverdagen - men det behøver ikke også at være en dyr affære for din virksomhed. Som arbejdsgiver har du nemlig mulighed for at få sygedagpengerefusion fra kommunen, når en medarbejder er fraværende på grund af sygdom. Alligevel går millioner af kroner hvert år tabt, fordi frister overses, ansøgninger udfyldes forkert, eller vigtige dokumenter aldrig når frem.
Med andre ord: Det kan betale sig at kende reglerne til fingerspidserne. I denne guide klæder vi dig på til at undgå de typiske faldgruber og sikre, at din virksomhed får den refusion, I har krav på.
Vi gennemgår:
- Hvem der har ret til refusion – og hvornår (spoiler: ofte først fra 31. kalenderdag, medmindre du har sygedagpengeforsikring).
- De vigtigste tidsfrister, inkl. den berygtede 5-ugersfrist for anmeldelse.
- Den praktiske trin-for-trin-proces i NemRefusion på virk.dk – komplet med tjekliste over de oplysninger, du skal bruge.
- Særlige situationer som gentagne sygeperioder, ferie under sygdom og arbejdsskader.
- Typiske fejl der koster refusion – og hvordan du undgår dem.
Uanset om du driver en mindre iværksættervirksomhed eller administrerer HR i en stor koncern, vil du efter denne artikel kunne:
- Spare tid og administrationsomkostninger.
- Sikre korrekt dokumentation fra dag ét.
- Få maksimal refusion uden bøvl med kommunen.
Så grib kaffekoppen, log ind på NemRefusion – og lad os dykke ned i, hvordan du søger sygedagpengerefusion som arbejdsgiver uden at miste overblikket (eller pengene) undervejs.
Overblik: Ret til sygedagpengerefusion, regler og frister
Sygedagpengerefusion er en økonomisk kompensation, som arbejdsgivere kan få fra kommunen, når en medarbejder er sygemeldt. Nedenfor finder du de vigtigste regler og tidsfrister, du som arbejdsgiver skal kende, før du klikker dig ind i NemRefusion.
Hvem kan søge?
- Private virksomheder, fonde, foreninger og selvstændige (med ansatte).
- Offentlige arbejdsgivere (stat, regioner, kommuner).
- Privatpersoner, der udbetaler løn til f.eks. en handicaphjælper.
Hvornår har du ret til refusion?
Som udgangspunkt har arbejdsgiver ret til refusion fra 31. kalenderdag efter medarbejderens første sygedag (dvs. efter den såkaldte arbejdsgiverperiode på 30 kalenderdage).
5-ugersfristen – Anmeld sygdommen til tiden
| Frist | Hvad skal du gøre? |
|---|---|
| Senest 5 uger (35 dage) fra første fraværsdag | Anmelde sygefraværet i NemRefusion på virk.dk. Overholdes fristen ikke, mister du retten til refusion for hele perioden, indtil anmeldelse er indsendt. |
Beskæftigelseskravet for medarbejderen
Kommunen udbetaler kun sygedagpenge (og dermed refusion) hvis medarbejderen opfylder mindst ét af nedenstående:
- 8-ugersreglen: Ansat uafbrudt de seneste 8 uger og arbejdet mindst 74 timer i perioden.
- 6-månedersreglen: Min. 240 arbejdstimer indenfor de seneste 6 afsluttede måneder, heraf min. 40 timer i mindst 5 af månederne.
Vikarer, tidsbegrænsede ansatte og deltidsansatte skal også opfylde kravene.
Dokumentation du kan blive bedt om
- Ansættelseskontrakt og timesedler/lønsedler.
- Lægeerklæring (friattest) eller mulighedserklæring ved længerevarende sygdom.
- Eventuel varighedserklæring, hvis kommunen efterspørger den.
Delvis sygemelding & sammenhængende perioder
- Ved delvis sygemelding kan du få forholdsmæssig refusion for den del af arbejdstiden, hvor medarbejderen er uarbejdsdygtig.
- Sygdomsperioder, der afbrydes af mindre end 14 dages raskmelding, betragtes som sammenhængende. Refusionen fortsætter uden ny arbejdsgiverperiode.
Sygedagpengeforsikring for små virksomheder
Har du sygedagpengeforsikring for selvstændige og mindre virksomheder, kan du vælge:
- Refusion fra 1. fraværsdag eller
- Refusion fra 3. fraværsuge.
Bidraget betales til ATP og vælges forud for et kalenderår. Forsikringen er særlig relevant, hvis virksomheden kun har få ansatte, hvor et langt sygefravær kan mærkes i kassen.
Varighed og forlængelse af sygedagpenge
- Kommunen kan som udgangspunkt udbetale sygedagpenge i op til 22 uger inden for 9 påbegyndte måneder.
- Herefter vurderes, om der er grundlag for forlængelse (fx alvorlig sygdom, revalidering eller forventet raskmelding inden for 134 uger).
- Som arbejdsgiver skal du løbende holde øje med kommunens afgørelser og eventuelt søge refusion videre, hvis perioden forlænges.
Har du styr på disse regler og frister, er du godt klædt på til den praktiske ansøgning i næste trin.
Trin-for-trin: Sådan søger du refusion i NemRefusion (virk.dk)
Processen foregår fuldt digitalt i NemRefusion på virk.dk. Følg nedenstående trin, så minimerer du risikoen for fejl og forsinkelser:
- Anmeld sygefraværet senest fem uger efter første fraværsdag
- Log ind i NemRefusion med MitID Erhverv/NemID medarbejdersignatur.
- Vælg “Anmeld sygefravær” og søg medarbejderen frem via CPR-nummer.
- Indtast første fraværsdag, ansættelsesforhold og forventet varighed (kan ændres senere).
- Bekræft og indsend – systemet giver dig kvittering med det samme.
- Husk: Fristen på fem uger løber, selv om medarbejderen er delvis sygemeldt, raskmelder kortvarigt eller du venter på en lægeerklæring.
- Hav alle nødvendige oplysninger klar
Type Eksempler Persondata Medarbejderens CPR-nummer, navn, adresse, mail/telefon Fraværsdata Første fraværsdag, evt. sidste arbejdsdag inden fravær, ugentlig arbejdstid Løndata Sats for sygeløn, arbejdstimer, eventuel bonus/provision i refusionsperioden Refusionsperiode Startdato (typisk dag 31), slutdato eller “indtil videre” Forsikring Har virksomheden Sygedagpengeforsikring, angiv policenummer ― giver tidligere refusion (fra dag 1/3) til små virksomheder - Send oplysningsskemaet til medarbejderen
- Efter anmeldelsen genererer NemRefusion automatisk et digitalt oplysningsskema.
- Medarbejderen modtager skemaet i e-Boks og skal udfylde det inden 8 dage.
- Kommunen kan stoppe refusionen, hvis skemaet ikke besvares – så følg op!
- Indsend selve anmodningen om refusion
- Når retten til refusion indtræder (typisk fra 31. kalenderdag), vælg “Anmod om refusion”.
- Systemet foreslår en periode; bekræft eller ret datointervallet.
- Upload evt. dokumentation (lægeattest, deltidssygemelding, §56-aftale m.v.).
- Ved fortsat sygdom skal du indsende forlængelsesanmodninger ca. hver 4. uge (kommunen sender påmindelse).
- Delvis raskmelding: registrér nye arbejdstimer – refusionen beregnes automatisk ud fra differencen.
- Følg kommunens afgørelse og udbetaling
- Kommunen sender afgørelse i Digital Post. Se også status i “Min Refusion” på virk.dk.
- Udbetaling sker via NemKonto – typisk inden for 2-4 uger efter afgørelsen.
- Tjek beløb og perioder mod egen lønkørsel. Uoverensstemmelser → brug funktionen “Ændring/efterregulering”.
- Afslag? Kommunen skal begrunde det skriftligt. Du har 4 ugers klagefrist til Ankestyrelsen.
- Håndter ændringer og afslut sagen korrekt
- Raskmelding: Angiv dato i systemet, så refusionen stopper rettidigt.
- Gentaget sygdom inden for 8 uger: Anmeld som tillægsperiode – frist regnes fra første fraværsdag i hele perioden.
- Lønændringer under sygdom? Indsend efterregulering, så kommunen kan genberegne refusionen.
- Gem al korrespondance og kvitteringer i mindst fem år af hensyn til revision og evt. kontrol fra Udbetaling Danmark.
Tip: Brug “Fast-track” (særlig anmodning i NemRefusion) hvis fraværet vurderes at blive langvarigt – så får medarbejderen hurtigere hjælp fra kommunen, og du får tidligere afklaring på refusionssagen.
Særlige forhold, typiske fejl og tjekliste
| Situation | Det betyder for din refusion | Praktisk handling |
|---|---|---|
| Gentagne fravær | Hvis medarbejderen bliver syg igen inden 8 uger efter raskmelding, tæller fraværsdagene sammen til én samlet periode. | Angiv samme sygefraværsforløb i NemRefusion og genoptag blot anmodningen. |
| Ferie under sygdom | Sygedagpenge refunderes ikke under optjent ferie, medmindre ferieperioden aflyses. | Justér refusionsperioden og dokumentér evt. aflyst ferie med erklæring fra medarbejderen. |
| Arbejdsskade | Arbejdsskadeforsikringen kan dække, men du skal stadig søge sygedagpengerefusion fra kommunen parallelt. | Opret både en arbejdsskadesag (via EASY/AST) og en sygedagpengerefusion i NemRefusion. |
| Graviditet & barsel | Sygdom relateret til graviditet behandles som almindelig sygdom, men husk særskilte barselsregler. | Søg sygedagpengerefusion indtil barsel starter – herefter barselsdagpenge. |
| Internationale forhold | Medarbejdere bosat/arbejdende i udlandet kan være omfattet af andre regler (A1/E101). | Indhent dokumentation for social sikring og kontakt Udbetaling Danmark ved tvivl. |
| Ophør af ansættelse | Du kan fortsat få refusion for perioden efter fratrædelse, så længe du har udbetalt sygedagpenge/sygeløn. | Marker “fratrådt” i NemRefusion og indberet sidste lønudbetaling. |
Typiske fejl – Og hvordan du undgår dem
- Overskredne frister: 5-ugersfristen for at anmelde sygefraværet til kommunen er absolut. Bagefter mister du retten til refusion for hele perioden.
- Mangelfulde data: Manglende CPR-nr., forkert første fraværsdag eller ufuldstændige lønoplysninger stopper sagsbehandlingen.
- Ingen opfølgning: Delvise raskmeldinger, forlængelser eller ændret arbejdstid kræver løbende opdatering – ellers risikerer du tilbagebetalingskrav.
- Glemt forsikring: Har du Sygedagpengeforsikring for selvstændige/små virksomheder, skal feltet markeres – ellers får du kun refusion fra 31. dag.
- Manglende partshøring: Inddragelse af medarbejderen (oplysningsskema) er et krav; uden skemaet kan kommunen afvise sagen.
Tjekliste før du klikker “indsend”
- Frister
- Anmeld forsikrede (før 1. fraværsdag) og ikke-forsikrede (senest 5 uger) korrekt.
- Opfølgning senest 8. uge ved fortsat fravær.
- Dokumentation
- Sygefraværsperioder, lægeerklæringer og evt. arbejdsskadeskema.
- Ferieaflysninger, A1-blanket eller barselsaftaler hvor relevant.
- Lønoplysninger
- Nøjagtig beskæftigelsesgrad (timer/uge) og faktisk løn/sygeløn.
- Registrér løn under delvis sygemelding særskilt.
- Dialog & partshøring
- Sørg for at medarbejderen udfylder oplysningsskemaet hurtigst muligt.
- Tilbyd fast-track, hvis fraværet forventes langvarigt (min. 4 uger).
- Deltidssygemelding
- Angiv korrekt arbejds-/sygefraværsfordeling i NemRefusion.
- Opdater ved ændringer i arbejdstiden.
- Kontrol af kommunens afgørelse
- Tjek udbetalt beløb, perioder og sats.
- Klag evt. inden 4 uger til Ankestyrelsen via kommunen.
Ved at gennemgå denne tjekliste hver gang minimerer du risikoen for fejl, afslag og unødige administrative byrder – og sikrer, at virksomheden får den refusion, den har krav på.
