USD Finans

Magasinet der gør dig klogere på penge

Erhverv

5 trin til e-fakturering via PEPPOL for danske virksomheder

0
5 trin til e-fakturering via PEPPOL for danske virksomheder

Er dine fakturaer stadig fanget i pdf’er, e-mails og manuelle arbejdsgange? Så risikerer du ikke blot unødige omkostninger, men også at halte bagefter konkurrenterne – og de offentlige krav – i både Danmark og EU. I takt med at flere lande indfører obligatorisk e-fakturering, er PEPPOL-netværket blevet den fælles motor, der forbinder virksomheder, myndigheder og leverandører på tværs af grænser.

Heldigvis behøver overgangen ikke være tung eller dyr. Med de rette forberedelser kan selv den mest komplekse ERP-løsning kobles op på PEPPOL og give jer:

  • Hurtigere betalinger og bedre likviditet
  • Færre tastefejl og mindre tid på manuel afstemning
  • Automatisk overholdelse af myndighedskrav – både B2G og B2B

I denne guide tager vi dig igennem “5 trin til e-fakturering via PEPPOL for danske virksomheder”. Fra de strategiske overvejelser i Trin 1 til drift og skalering i Trin 5 får du konkrete råd, tjeklister og faldgruber – alt sammen baseret på danske regelsæt, NemHandel-erfaringer og de nyeste PEPPOL-profiler.

Klar til at sende din første e-faktura, slippe for papirarbejdet og fremtidssikre din forretning? Så læs med – næste trin kan spare dig både tid, penge og hovedpine.

Trin 1: Forstå PEPPOL, danske krav og jeres forretningsmål

Før I investerer tid og penge i e-fakturering, skal I kende det digitale økosystem I træder ind i – og hvordan det passer til jeres forretning.

Hvad er peppol?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) er et åbent netværk, hvor virksomheder og myndigheder kan udveksle elektroniske dokumenter – først og fremmest fakturaer – på én fælles standard. PEPPOL består af:

  • En teknisk standard (Peppol BIS/UBL 2.1) for selve dokumentet.
  • Et adresseregister (SMP/SML), så afsenderen altid kan slå modtagerens “digitale postkasse” op.
  • Access Points, som fungerer som gateways, der validerer, sender og modtager dokumenterne.

B2g vs. B2b e-fakturering i danmark

B2G (offentlig sektor) B2B (privat sektor)
Lovkrav Obligatorisk siden 2005 (OIOUBL), PEPPOL støttes fra 2021. Frivilligt, men voksende krav fra kæder, grossister og internationale kunder.
Format OIOUBL og Peppol BIS Billing 3.0. Offentlige kunder bruger typisk EAN/GLN som adresse. Peppol BIS Billing 3.0 er de facto-standard. Adresse er oftest CVR (DK:CVR:12345678).
Forretningsværdi Fakturaen er et adgangskrav for at få betaling. Accelererer betalinger, reducerer fejl og automatiserer matching i ERP.

Nemhandel & peppol – Sådan hænger det sammen

NemHandel er den danske infrastruktur for offentlig e-fakturering. I praksis er NemHandel-access points og PEPPOL-access points i dag de samme tekniske knudepunkter. Vælger I et PEPPOL-certificeret Access Point, kan I derfor opfylde både NemHandel-kravene til det offentlige og internationale PEPPOL-trafik i én løsning.

Definér jeres forretningsmål

  1. Kunder & geografier: Skal I sende til danske kommuner, svenske regioner, tyske detailkæder – eller modtage fra udenlandske leverandører?
  2. Afsendelse vs. modtagelse: Starter I med udgående fakturaer eller ønsker I også at automatisere indgående?
  3. Volumenprognose: Antal fakturaer pr. måned/år i dag og forventet vækst. Det påvirker både prisstruktur og SLA.
  4. KPI’er: Eksempler kan være
    • Gns. betalingstid (dage til betaling fra fakturadato)
    • Fejlrater (fakturaer med manglende felter eller afviste i workflow)
    • Intern behandlingstid (minutter til bogføring/matching)

Kortlæg identifikatorer & nøgleprocesser

I PEPPOL er den digitale adresse nøglen til, at fakturaen lander det rigtige sted. Gennemgå derfor:

  • CVR-nummer: Standardpartnertype i Danmark (DK:CVR:XXXXXXXX).
  • EAN/GLN: Krævet af danske offentlige institutioner og mange større koncerner.
  • SE-, P- eller VAT-numre for udenlandske partnere.

Derudover bør I identificere alle interne processer, som bliver påvirket:

  • Oprettelse og vedligeholdelse af debitor-/kreditorkartoteker.
  • Bogføring, momsberegning og afstemning i ERP/økonomisystem.
  • Godkendelses-workflow ved indgående fakturaer.
  • Arkivering og revision – fakturaer skal kunne fremfindes uændret i mindst fem år.

Når ovenstående er tydeliggjort, har I et solidt fundament for at vælge Access Point, format og integrationsstrategi i de næste trin.

Trin 2: Vælg og tilmeld jer et PEPPOL Access Point (AP)

Før I sender én eneste faktura, skal I vælge den rette samarbejdspartner til at levere forbindelsen til PEPPOL-netværket – et Access Point (AP). Kvaliteten af det valg afgør både driftsstabilitet og de langsigtede omkostninger, så brug tid på at sammenligne tilbuddene systematisk.

1. Sammenlign ap-udbydere på faste kriterier

Kriterium Spørgsmål I bør stille
PEPPOL-certificering Er udbyderen godkendt af OpenPeppol, og hvilken version af transport- og sikkerhedsprotokoller understøttes?
Dækningsgrad Hvilke lande og dokumenttyper (faktura, kreditnota, ordre mv.) håndteres i dag, og hvordan ser roadmap’et ud?
Pris­model Betaler I pr. dokument, pr. forbindelse eller som fast abonnementsbeløb? Er der opstarts-, test- eller transaktionsgebyrer?
SLA & oppetid Garanterer leverandøren fx 99,8 % oppetid, maksimal svartid på kvitteringer og beredskabsplan ved nedbrud?
Support & kompetence Tilbydes 24/7-hotline, dansk telefonsupport og adgang til erfarne PEPPOL-konsulenter?
Dataplacering & sikkerhed Ligger data i EU/EØS? Er platformen ISO 27001-certificeret, og hvordan håndteres kryptering og backup?

Prioritér kriterierne efter jeres egne forretningsmål: En virksomhed med højt transaktionsvolumen vægter måske pris og automatiseret skalering højest, mens en mindre virksomhed kan have større fokus på dansk support.

2. Fastlæg teknisk tilslutning

  1. API versus fil-drop/SFTP
    • REST/SOAP API: Giver real-time feedback og dyb integration til ERP, men kræver udvikling.
    • SFTP/fil: Simpel batch-model, hvor fakturaer lægges i en mappe, men svartider kan være længere.
  2. Autentifikation og certifikater – hvem bestiller NemID medarbejdersignatur eller tilsvarende PKI-certifikat?
  3. Kvitteringsflow – skal Message Level Response (MLR) sendes som JSON, XML eller via e-mail?

3. Opret jeres peppol-identitet

  1. PEPPOL Participant ID (også kaldet Peppol Endpoint). I Danmark bruges normalt formatet 9930:CVR-nr. eller 0088:EAN/GLN. AP-udbyderen opretter ID’et i Service Metadata Publisher (SMP).
  2. Angiv kapabiliteter – hvilken dokumenttype (BIS Billing 3.0) kan I modtage/af­sende, og i hvilket transportformat (AS4)?
  3. Verificér registreringen via Service Metadata Locator (SML), så handelspartnere kan finde jer.

4. Planlæg onboarding og ansvarsfordeling

Udpeg interne og eksterne roller tidligt:

  • Projektleder – overordnet ansvar, rapporterer til CFO/IT.
  • ERP-ejer – kortlægger datakrav og godkender integrationen.
  • AP-konsulent – opsætter certifikater, testmiljø og valideringsregler.
  • Regnskab/Finance – verificerer testfakturaer og betalingsflows.

Lav en realistisk tidslinje med milepæle:

  1. Kontraktunderskrift & kickoff (Uge 0)
  2. Teknisk integration + test (Uge 1-4)
  3. Pilotkunder i produktion (Uge 5-6)
  4. Endelig go-live & hypercare (Uge 7-8)

5. Migrér fra eksisterende løsninger

Mange danske virksomheder benytter allerede OIOUBL via NemHandel-klienten eller VAN-trafik. Peppol BIS Billing 3.0 erstatter ikke nødvendigvis alt fra dag ét. I kan:

  • køre parallel drift i en overgangsperiode, hvor begge formater understøttes,
  • indføre automatisk konvertering (AP’en omsætter OIOUBL → Peppol), eller
  • planlægge et big-bang-skifte til BIS Billing, når ERP og kunder er klar.

Dokumentér beslutningerne, så både it-afdelingen, regnskab og revisor ved, hvorfor og hvordan løsningen er implementeret. Det sparer tid ved fremtidige revisioner og ved næste opgradering af PEPPOL-standarden.

Trin 3: Datagrundlag og format – Peppol BIS Billing 3.0 og danske særkrav

1. Opbyg et solidt datagrundlag

Før I overhovedet transformerer data til Peppol BIS Billing 3.0, skal stam- og transaktionsdata være fuldstændige, entydige og valide:

  • Kunde- og leverandørkartotek: Navn, juridisk adresse, CVR-nr. og – hvor det er relevant – GLN/EAN-nr. til brug i det offentlige.
  • Kontaktpersoner: E-mail og telefon til både økonomi og indkøb; gør det lettere at håndtere fejlretur og MLR-kvitteringer.
  • Bankoplysninger: IBAN, BIC og evt. registrerings- og kontonr. til indenlandsk betaling.
  • Vare- og tjenesteydelser: Enhedsbetegnelser, varekoder (UNSPSC/CPV/GS1) og momssatser.
  • Projekter og interne dimensioner: Afdelings-, projekt- eller ordrenumre, som kunden kræver på fakturaen.

2. Map økonomidata til peppol bis billing 3.0 (ubl 2.1)

  1. Dokumenttype: Vælg Invoice til faktura og CreditNote til kreditnota. Feltet <CustomizationID> skal sættes til urn:cen.eu:en16931:2017, mens <ProfileID> er urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0.
  2. Parter: Udfyld AccountingSupplierParty og AccountingCustomerParty med CVR og GLN som <EndpointID>:
    Part <EndpointID schemeID> Eksempel
    Offentlig modtager 0088 (EAN/GLN) 5798001234567
    Privat modtager 0184 (CVR) DK12345678
  3. Monetære felter: Alle beløb angives med currencyID (typisk DKK eller EUR). Husk afrunding til to decimaler.
  4. Linjer (InvoiceLine): Hver linje skal indeholde ID, Quantity, UnitCode, Item og Price. Tilføj ClassifiedTaxCategory for at angive momssats pr. linje.
  5. Betalingsbetingelser: Brug PaymentTerms og PaymentMeans. Ved FIK anvendes PaymentMeansCode = 48 og den strukturerede kreditorreference i <PaymentID>.

3. Obligatoriske felter & danske særkrav

Peppol-kernen (EN 16931) definerer minimumskrav – men Erhvervsstyrelsen og DIGST har tilføjet danske profilkrav (DK-IOP):

  • Momsregistrering: CVR skal optræde både som CompanyID og i TaxScheme. Feltet VAT category code skal være S (standard) eller Z (0 %) pr. linje.
  • Betalingsreference: Hvis FIK-kreditornummer anvendes, placeres det i en structured PaymentID. Ellers angives fakturanummeret som remittance information.
  • Bilag: Offentlige kunder kræver ofte PDF-kopi eller timesedler som Attachment. Referér til filnavn i ExternalReference og indkod selve filen base64.
  • Projekt- og ordrenumre: Brug ProjectReference eller OrderReference. Mangler felterne, afvises fakturaen automatisk i mange kommuner.
  • Sende- vs. modtagekapabilitet: Husk at registrere i SMP om I understøtter både invoice og creditnote; det er et krav hvis I har offentlige kunder.

4. Validering – Fra skema til forretningsregler

En faktura valideres i tre lag:

  1. XML-skema (XSD): Tjekker syntaks for UBL 2.1.
  2. Peppol BIS Billing 3.0 Schematron: Sikrer at felter og koder er placeret korrekt.
  3. DK-IOP profilregler: Nationale regler (fx at EndpointID må være EAN til B2G).

Implementér validering i jeres ERP/middleware, så fejl fanges før dokumentet sendes til AP-et.

5. Tjekliste før i går videre til integration

  • Alle stamdata er kompletteret og kvalitetssikret.
  • Mapping-dokument (source ➜ UBL) er underskrevet af både økonomi og IT.
  • Testfaktura validerer uden fejl i Peppol-valideringsværktøj.
  • Kreditnota-flow er afprøvet med negativt beløb og reference til original faktura.
  • Ekstra bilag kan vedhæftes uden at overstige 10 MB (typisk AP-grænse).

Når ovenstående er på plads, er fundamentet lagt til Trin 4: Integration, validering og test, hvor data flyttes fra ERP til Access Point og videre ud i Peppol-netværket.

Trin 4: Integration, validering og test i jeres økonomisystem

Nu er fundamentet lagt: I har forstået kravene, valgt et Access Point og fået styr på formaterne. Næste skridt er at få bytes til at flyde fra jeres ERP til PEPPOL-netværket – og retur – uden fejl. Det sker i fire hovedaktiviteter: integration, mapping & validering, kvitteringshåndtering samt test og intern godkendelse.

1. Opsæt integration mellem erp/økonomisystem og access point

Integrationsmodel Fordele Ulemper
REST/SOAP-API Real-time status, færre mellemled, nem adgang til MLR
Mulighed for automatiske retries		 Kræver udvikling og versionsstyring af API-kald
Afhængig af dokumenteret uptime
SFTP / fil-drop Let at sætte op i ældre ERP-systemer
Kan kombineres med eksisterende batch-jobs		 Ingen øjeblikkelig respons
Fejl meldes ofte via e-mail eller fil-logs
Standard-connector / plug-in Kort go-live tid, foruddefinerede mappings
Supporteres af leverandør		 Mindre fleksibilitet ift. specialfelter
Licens- og opgraderingsomkostninger

Vælg model ud fra IT-kompetencer, volumen og latencykrav. Husk at definere:

  • Autentificering (TLS, OAuth2, IP-whitelisting)
  • Fil-navngivningsstandard (f.eks. <invoiceNo>_<timestamp>.xml)
  • Tidsplan for batch-afsendelser vs. event-drevet afsendelse

2. Implementér mapping, teknisk validering og forretningsregler

  1. Data-mapping: Match ERP-felter til Peppol BIS Billing 3.0 feltnavne. Dokumentér konverteringsregler (fx “PaymentTermsCode → <cbc:PaymentMeansCode>”).
  2. Berig data: Mangler I GLN eller bank-IBAN i ERP? Opsaml det i stamdataworkflows, før fakturaen når integrationslaget.
  3. Teknisk validering: Brug XSD-/schematron-validering i integrationen for at afvise ugyldige filer, før de rammer AP’et.
  4. Forretningsregler:
    • Stop afsendelse hvis momsnummer mangler ved B2B-fakturaer.
    • Tjek om betalingsbetingelser afspejler aftalt SLA med kunden.
    • Bloker dobbeltfakturering ved at slå op i ERP’s fakturaliste.

Tip: Mange AP’er tilbyder en “pre-check”-service, hvor XML valideres og berettes tilbage, før I sender den endelige produktionsfil.

3. Kvitteringer, status og fejllogning

PEPPOL-flowet er asynkront; I får typisk tre typer signaler:

  • Transport Acknowledgement (TA) – Access Point bekræfter modtagelse.
  • Message Level Response (MLR) – Modtagers system svarer på strukturel validering.
  • Application Response (AP-Response) – Forretningsmæssig accept/afvisning (ikke altid brugt).

Sørg for at:

  1. Persistere kvitteringer i ERP, så bogholderiet kan se fakturaens status.
  2. Implementere retry-logik med eksponentiel backoff ved midlertidige fejl (f.eks. HTTP 5xx).
  3. Sende proaktive alerts (Slack, Teams, e-mail) hvis en faktura har fejlstatus > X timer.
  4. Etablere dashboards, så finans- og IT-team kan følge kvartalsvise fejlrater.

4. Kør end-to-end test

  1. Unit-test: Valider XML-skemaer og mappings isoleret.
  2. Connectivity-test: PING/HTTPS handshake mod AP’s test-endpoints.
  3. Pilot med testmodtager: PEPPOL har offentlige test-GLN’er – brug dem til at se MLR-svar uden at sende “rigtige” fakturaer.
  4. Pilotkunder: Vælg 3-5 kunder med høj volumen og god kommunikation. Lav tjekliste:
    • Er reference/købsordre korrekt udfyldt?
    • Rammer fakturaen kundens indbakke i deres ERP?
    • Bliver faktura betalt uden manuel indgriben?
  5. Regression-test: Sikr at gammel OIOUBL/NemHandel-kanal fortsat kører (hvis I kører side-om-side).

Dokumentér alle findings i et defect-log, klassificér fejlårsag (mapping, data, netværk, bruger), og planlæg rettelser.

5. Intern godkendelse og klar-til-produktion

  • Fastlæg go-nogogo-kriterier: fx 100% MLR “ACCEPTED” på 50 testfakturaer.
  • Indhent skriftlig accept fra:
    • Finans (bogholderi og controlling)
    • IT-drift
    • Compliance/revision
  • Opdater SOP’er og user guides, så support-teamet ved, hvordan fejl meldes og rettes.
  • Book hypercare-periode på 2-4 uger efter go-live, hvor udviklere eller AP-partner sidder klar.

Når alle fronter er dækket, kan I roligt trykke “Send” – og se de digitale fakturaer lande hos kunderne med minimal friktion og maksimal sporbarhed.

Trin 5: Go-live, drift, compliance og skalering

  1. “Soft launch” i kontrolleret vindue
    Planlæg første udsendelse uden for spidsbelastningsperioder. Sæt AP’et i monitor mode, så I kan følge trafikken i realtid uden at blokere for fejlrettelser.
  2. Overvågning & alarmer
    Integrér AP-statistikker og ERP-logs i jeres eksisterende overvågningsplatform (f.eks. Grafana eller Power BI). Opret alarmer på:
    • Tekniske fejl (HTTP 5xx, timeouts, validerings­fejl)
    • Forsinkede kvitteringer (MLR eller negative recepter)
    • SLA-brud i jeres og AP-leverandørens aftale
  3. SLA-styring
    Aftal og test fallback-procedurer (fx manuelle PDF-fakturaer) ved længere nedetid. Gennemgå månedlige SLA-rapporter med AP-leverandøren og registrér CAPA’er (Corrective and Preventive Actions).

2. Dokumentér og sikre compliance

  1. Proces- & ansvars­matrix
    Lav en RACI-matrix over opgaver som fakturagodkendelse, fejlhåndtering, data­kontroller, og rapportering.
  2. Lovpligtig arkivering
    • Elektroniske fakturaer skal gemmes uændret i mindst 5 år (jf. SKAT’s bogføringsregler).
    • Gem både UBL-XML, eventuelle vedhæftede PDF/PNG samt AP-kvitteringer.
    • Udpeg en WORM-kompatibel lagringsløsning, og test restorations­procedurer årligt.
  3. Revisionsspor
    Log alle transaktioner med tidsstempel, bruger-ID og status. Sørg for, at loggen ikke kan redigeres, og gør den tilgængelig for ekstern revision.

3. Hold jer opdateret på standarder

PEPPOL udgiver 2-3 Cumulative Updates årligt, og Digitaliserings­styrelsen kan introducere nye danske profiler. Opsæt følgende:

  • RSS- eller e-mailabonnement på peppol.eu og NemHandels nyhedsbrev.
  • Halvårlige health checks i ERP-mappingen for at sikre kompatibilitet.
  • Change-management-proces, så nye felter eller regler håndteres i testmiljø, før de rammer produktion.

4. Træning og intern adoption

  • Superbruger-workshops – demonstrér fejllog, retry og statusportal.
  • Step-by-step guides i intranettet til oprettelse af nye kunder med EAN/GLN.
  • Refresher-kurser hvert år eller ved større opdateringer.

5. Mål, analysér og optimer

KPI Før e-faktura (baseline) Mål efter 6 mdr.
Gennemsnitlig betalingstid 37 dage < 30 dage
Manuel fejlrente 3,8 % < 1 %
Intern behandlingstid 4,5 min/faktura < 2 min

Evaluer KPI’erne månedligt; brug resultaterne til at justere workflow, stamdata og medarbejder­træning.

6. Skalér videre

  1. Flere dokumenttyper
    Udvid til Order (Peppol BIS 3.0), Order Response, Despatch Advice og Catalogue. Genbrug mest muligt af infrastrukturen; tilføj kun nye mappings og regler.
  2. Indgående e-fakturaer
    • Aktivér modtagerkapabilitet billing:invoice i SMP.
    • Opsæt automatisk bogføring i ERP’en med 3-vejs match mod indkøbs­ordre og vare­modtagelse.
    • Indfør leverandørportal eller selvbetjeningsvejledning, så leverandører føres over på PEPPOL.
  3. International udrulning
    Afklar lokale krav (f.eks. e-Fatura i Italien) og tjek, om PEPPOL dækker dem, eller om der kræves ekstra rapportering (SAF-T, eVAT).

Konklusion: Med et gennemtænkt go-live, stringent driftsovervågning og fokus på løbende optimering kan PEPPOL-e-fakturering udvikle sig fra et lovpligtigt “må-vi-hellere” til en strategisk løftestang, der reducerer omkostninger, styrker likviditeten og gør jer klar til fuld digital handel i både Danmark og udlandet.

Website:

Related Story

Indholdsfortegnelse

→ Indhold