Har du nogensinde fået en ordre fra en kommune – blot for at se din faktura blive afvist, fordi »EAN mangler« eller »rekvisitionsnummer ukendt«? Du er ikke alene. Offentlige kunder stiller helt særlige krav til fakturering, og uden den rigtige opsætning kan betalingen hurtigt forsinkes i ugevis.
Den gode nyhed: Når først EAN/GLN er på plads, og e-fakturaen sendes korrekt gennem NemHandel eller Peppol, går resten som smurt. I denne guide klæder vi dig på til at lykkes fra første klik – uanset om du er iværksætter med et enkelt regnskabsprogram eller CFO i en koncern med eget ERP-system.
Vi starter med at afmystificere de tre bogstaver, alle taler om – EAN. Herefter følger en trin-for-trin-opsætning, der tager dig hele vejen fra kravafklaring til din første godkendte e-faktura. Til sidst deler vi de bedste råd til drift, fejlfinding og løbende compliance, så du undgår de dyre lærepenge.
Sæt dig godt til rette – inden for få minutter ved du præcis, hvordan du får dine e-fakturaer igennem første gang, hver gang.
Hvad er EAN/GLN og hvordan fungerer e-fakturering til det offentlige?
Når du fakturerer stat, regioner, kommuner eller selvejende institutioner i Danmark, er EAN- eller GLN-nummeret nøglen til, at din faktura finder korrekt vej i det offentlige indkøbssystem.
Ean/gln – Ét nummer, flere navne
- EAN/GLN står for European Article Number / Global Location Number.
- Nummeret består af 13 cifre og identificerer en modtagers lokation (fx et hospital, en skole eller en bestemt afdeling).
- Offentlige organisationer kan have mange EAN’er – ét pr. institution, bygning eller funktion – så du skal altid sikre dig det korrekte nummer på den konkrete ordre.
Lovkravet om elektronisk faktura
Siden 2005 har det været lovpligtigt for leverandører at sende elektroniske fakturaer til det offentlige. Papir- eller PDF-fakturaer bliver afvist.
- Bekendtgørelse om elektronisk afregning (LBK nr. 798) fastslår, at alle fakturaer, kreditnotaer og rykkerbreve skal sendes som e-faktura.
- Formatet skal følge OIOUBL eller Peppol BIS (seneste version anbefales), begge baseret på UBL-standarder.
- Fakturaen skal afleveres via NemHandel infrastruktur eller gennem et Peppol Access Point.
Infrastrukturen kort fortalt
| Komponent | Rolle | Typiske aktører |
|---|---|---|
| NemHandel | Dansk infrastruktur til OIOUBL-dokumenter. Ruter fakturaen fra afsender til modtager. | NemHandel servere, NemHandel Valider/Receipt |
| Peppol BIS | Europæisk profil for UBL 3. Peppol sikrer interoperabilitet på tværs af lande. | Peppol Access Points, SMP/SML registre |
| ERP/Fakturasystem | Genererer data og konverterer til OIOUBL eller Peppol BIS. | Din leverandør (e-conomics, Business Central, SAP m.fl.) |
Obligatoriske oplysninger på en offentlig e-faktura
Uanset hvilket system du bruger, skal følgende felter udfyldes korrekt – ellers ender fakturaen i fejl:
- Leverandørens CVR-nummer
- Modtagerens EAN/GLN-nummer
- Rekvisitions-, ordrenummer eller KON-nummer (angives af kunden og styrer godkendelsesflowet)
- Kontaktperson hos kunden (navn, evt. e-mail/telefon)
- Leveringsadresse og leveringsdato
- Fakturadato, betalingsbetingelser og beløb i DKK (eller anden aftalt valuta)
- Linjeoplysninger: vare/service-tekst, mængde, enhed, pris, moms
Følger du disse minimumskrav, undgår du de mest almindelige afvisninger i NemHandel og Peppol, og din faktura når frem til den rigtige offentlige modtager – hver gang.
Trin-for-trin opsætning: Fra kravafklaring til første e-faktura
At sende den første lovlige e-faktura til en offentlig myndighed kræver lidt mere end blot at trykke “Send” i økonomisystemet. Følg nedenstående fremgangsmåde trin for trin, og undgå de mest almindelige fejl undervejs.
- Afklar modtagerens EAN/GLN og referencefelter
- Kontakt den offentlige kunde og få det præcise EAN/GLN-nummer, der tilhører den indkøbende enhed/afdeling.
- Notér obligatoriske referencefelter: rekvisitions- eller ordrenummer, kontaktperson, projektnr. osv. Disse skal placeres i specifikke felter i OIOUBL/Peppol BIS, ellers bliver fakturaen afvist.
- Tjek EAN/GLN i GS1’s register eller virk.dk for at sikre korrekthed.
- Vælg løsning til afsendelse
- Indbygget i ERP/fakturasystem: De fleste større systemer (e-conomic, Business Central, SAP m.fl.) har allerede OIOUBL/Peppol BIS-moduler.
- Operatør eller Access Point: Brug NemHandel-registret eller Peppol via f.eks. Tradeshift, Sproom, TrueCommerce. Fordel: hurtig opstart uden egen integration.
- Standalone-portal: Gratis NemHandel Fakturablanket – egnet til få årlige fakturaer.
- Sammenlign prismodel (transaktionspris vs. abonnement), support og mulighed for automatisering.
- Tekniske forberedelser
- Sørg for at virksomhedens CVR-nummer er registreret korrekt i både ERP og operatørens system.
- Opret eller tilknyt MitID Erhverv-rettighed “NemHandel” for den medarbejder/robot, der skal signere afsendelser.
- Har virksomheden flere geografiske lokationer? Overvej egne GLN’er via GS1 for at modtage retur-dokumenter pr. afdeling.
- Få IT-afdelingen til at åbne nødvendige porte/domæner (Peppol SMP/SML, NemHandel SE-test mm.).
- Systemopsætning og felt-mapping
Nedenfor ses de mest kritiske felter, og hvor de placeres i henholdsvis OIOUBL og Peppol BIS:
Oplysning OIOUBL-felt Peppol BIS-felt EAN/GLN modtager cac:AccountingCustomerParty / cbc:EndpointID schemeID="GLN"cac:AccountingCustomerParty / cbc:EndpointID schemeID="0088"Rekvisitionsnummer cbc:OrderReference / cbc:IDcbc:BuyerReferenceKontaktperson navn cac:Contact / cbc:Namecac:AccountingCustomerParty / cac:Contact / cbc:NameCVR afsender cac:AccountingSupplierParty / cbc:EndpointID schemeID="DK:CVR"cac:AccountingSupplierParty / cbc:EndpointID schemeID="0096"Tjek, at momskoder, varelinjer og betalingsbetingelser er mappet korrekt – særligt vatCategoryCode og PaymentMeansCode giver ofte fejl.
- Test og validering
- Send en testfaktura til modtagerens test-EAN (eller egen GLN hvis storkunde). Brug NemHandel-validatoren til syntaks-tjek.
- Overvåg kvitteringer:
- Receipt – teknisk modtaget af access point.
- Delivery / AcceptReceipt – afleveret til ERP.
- ApplicationResponse – godkendt eller afvist af kundens workflow.
- Fejltyper skal rettes og gensendes – sørg for versionsstyring af fakturanumre.
- Go-live og intern proces
- Fastlæg ordre-/rekvisitionsnummer-flowet: Hvordan sikrer salg, logistik og økonomi at nummeret indtastes korrekt første gang?
- Opdater kundekartoteket med seneste EAN pr. afdeling – brug evt. ERP’s dimensioner til at styre flere modtagere hos samme CVR.
- Lav en fallback-procedure: Hvem kontakter kunden hvis fakturaen afvises? Hvor hurtigt resend?
- Dokumentér e-faktura-processen i virksomhedens kvalitetsstyringssystem (ISO/ISAE) og uddan back-up-personer.
- Monitorér de første 10-20 livefakturaer dagligt; når kvitteringerne er stabile, kan overvågningen sænkes til stikprøver.
Efter denne proces er I ikke blot i stand til at sende compliant e-fakturaer til danske og øvrige europæiske myndigheder gennem Peppol-netværket – I har også lagt fundamentet til automatiske ordre- og kreditnotaflows, der sparer både jer og kunden for manuelle tastninger.
Drift, fejlfinding og best practice
| Fejltype | Symptom | Forebyggelse / Løsning |
|---|---|---|
| Forkert EAN/GLN-nummer | Faktura afvises straks af modtagers access-point (“Unknown Party”). |
|
| Manglende rekvisitions- eller ordrenummer | Faktura sendes igennem, men afvises manuelt hos kunden → forsinket betaling. |
|
| Ugyldigt format (XML-fejl, manglende schema) | Teknisk afvisning i dit eget eller kundens access-point. |
|
| Forkert eller manglende CVR | Modtager kan ikke identificere leverandøren → manuel afvisning. |
|
Tjek af modtageroplysninger i offentlige registre
- EAN-registret (Virk): Søg på myndighedens navn eller CVR for at trække korrekt EAN/GLN og fakturareference.
- CVR.dk: Bekræft kundens CVR, adresse og eventuel P-nummer (produktionsenhed).
- Peppol SMP-opslag: Tjek at modtageren er registreret til Peppol BIS 3 og hvilke dokumenttyper der accepteres.
- NemHandel validator: Upload en test-XML for instant teknisk validering.
Overvågning af leveringskvitteringer
Når en e-faktura sendes, får du typisk tre niveauer af tilbagemeldinger:
- Transportkvittering (ID=RECEIPT): Dokumentet er afleveret i modtagerens access-point.
- Applikationsrespons (ID=APPLICATIONRESPONSE): Myndigheden har importeret fakturaen i sit økonomisystem.
- Betalingsinformation: Kommer ofte via separat kanal/leverandørservice.
Etabler overvågning i integrationen, fx webhook eller e-mail notifikation, og sæt SLA’er for hvor hurtigt fejl skal undersøges (gerne < 24 timer).
Håndtering af kreditnotaer og rettelser
- Send CreditNote med reference til den oprindelige Invoice (UUID + fakturanummer).
- Angiv negativt beløb eller linjer med negativt linjetotal, jf. OIOUBL/Peppol regler.
- Genudsted korrigeret faktura med nyt fakturanummer – aldrig overskriv den gamle.
- Dokumentér flowet i din interne procedurer, så revision kan følge hele kæden.
Arkivering og bogføring
En e-faktura er et elektronisk originalbilag og skal bevares i min. 5 år.
- Gem XML + human-readable PDF i et revisionssikkert arkiv (WORM-storage eller tilsvarende).
- Journalfør eventuelle ApplicationResponses sammen med fakturaen.
- Sørg for automatisk bogføring i ERP, så datafelter (momskoder, konti, dimensioner) ikke skelet-indtastes.
Løbende compliance og opdateringer
- Følg Digitaliser.dk for nye guides og XSD-versioner.
- Hold øje med deadline for overgang til Peppol BIS 3 (erstatter OIOUBL i de fleste kommuner).
- Lav halvårlige tests mod peppol.helsetest.dk eller tilsvarende testmiljø.
- Inddater ændringer i jeres Change Management-log, så IT, økonomi og salg altid kender status.
Datakvalitet og intern rollefordeling
| Rolle | Ansvaret omfatter |
|---|---|
| Salg / Account | Indsamling af kundens EAN, rekvisitionsnumre og kontaktpersoner ved ordreafgivelse. |
| Økonomi | Validering af fakturadata, afstemning og kreditnotaer. |
| IT / Integration | Vedligehold af systemopsætning, schema-updates og overvågning af kvitteringer. |
| Compliance / Revision | Arkiveringspolitik, log-gennemgang og årlige kontrolrapporter (ISAE 3402 e.l.). |
Tip: Sæt et fast kvartalsmøde hvor lister med kundens EAN-numre genbesøges, og overskydende eller inaktive numre fjernes. Det reducerer risikoen for “forkert EAN”-fejl markant.
